Ich habe das bisher so gemacht, dass ich zum einen die festen Workshop-Kosten habe (Tagessatz, der ändet sich nicht so oft, passt sich aber u.U. an den Kunden und die Themen an) und dann die "Spesen", also Fahrtkosten plus Hotelkosten.
Hier recherchiere ich erst, was die Übernachtung tatsächlich kostet, und je nach Entfernung können das auch mal mehrere Übernachtungen sein. Wenn ich ein paar Stunden Anreisezeit habe und der Workshop um 9 Uhr morgen beginnt, reise ich am Tag vorher an und das wird dann auch berechnet. Ebenso kann es sein, dass nach einem eintägigen Workshop unter Umständen noch hinterher eine Übernachtung nötig ist.
Die Fahrtkosten: je nachdem. Sollte ich mit dem Zug fahren, wird der Ticketpreis (den ich auch vorher prüfe) vom Kunden gezahlt, mit dem Auto die übliche Kilometerpauschale.
Verpflegung wie Mittagessen oder Abendessen berechne ich nicht extra.
Zu Punkt 2, Fahrzeit, kann ich nicht viel sagen. Ich reise in der Regel mit dem Auto und nutze die Zeit zum Entspannen (ist echt so).
Aber durch meinen Tagessatz sind potenzielle "Verluste", weil ich dieser Zeit nichts Einkommens-produzierendes arbeiten kann, wieder ausgeglichen.